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Ce qu’il faut savoir sur le fichier des écritures comptables

22.03.16

Depuis 2006, le cadre juridique du contrôle fiscal des comptabilités informatisées n’a cessé de se préciser, et le législateur a renforcé le dispositif règlementaire au service de l’administration fiscale. En effet, l’article 14 de la Loi du 29 Décembre 2012 de finances rectificative pour 2012 a modifié les dispositions de l’article L. 47 A du livre des procédures fiscales (LPF).

Une réglementation stricte depuis 2014

Ainsi, depuis le 1er Janvier 2014, la loi impose la remise d’une copie du Fichiers des Écritures Comptables (le FEC) sous forme dématérialisée et dans un format bien défini pour la présentation de la comptabilité lors d’un contrôle fiscal. Il s’agit d’un fichier unique regroupant l’ensemble des écritures comptables de l’exercice, numérotées par ordre chronologique de validation. Conformément à l’arrêté du 23 Juillet 2013, il doit comporter les écritures de reprise des soldes de l’exercice antérieur et doit contenir pour chaque écriture, l’ensemble des données comptables figurant dans le système informatisé comptable de l’entreprise, les dix-huit premières informations devant obligatoirement correspondre à un ordre spécifique (1. Le code journal de l’écriture comptable, 2. Le libellé journal de l’écriture comptable…).

De plus, ce fichier doit répondre à des normes techniques précises tel que le contenu, le nombre de champs, le nombre de caractères, le format et le support.

Cette obligation concerne toutes les entreprises tenant leur comptabilité au moyen d’un logiciel comptable, quel que soient leur activité ou leur régime d’imposition (excepté pour les contribuables tenant leur comptabilité manuellement ou pour les entreprises agricoles soumises au régime du forfait.) 
L’objectif est de permettre à l’administration fiscale de gagner en temps et en efficacité lors des contrôles fiscaux. Elle pourra ainsi s’assurer que les contribuables n’utilisent pas l’informatique pour modifier leur comptabilité ou contourner les règles fiscales.

De nouvelles tolérances en 2015

L’administration a publié, sur le site « www.impots.gouv.fr » le 15 avril 2014, une liste de questions/réponses sur le FEC. La version de ce document comportait de nouvelles tolérances et reconduisait pour l’année certains assouplissements.

En effet, dans certains cas, les microentreprises (micro-BIC et micro-BNC) pouvaient déroger à l’obligation de fournir le détail de leurs écritures comptables de recettes dans le FEC. Les autoentrepreneurs ou les Sociétés Civiles Immobilières exclusivement soumises aux revenus fonciers, et qui ne comportent que des associés, en étaient également dispensées.

Enfin, dans le cadre d’une vérification de comptabilité portant sur la TVA de l’exercice en cours, l’administration déclarait que le contribuable ne pouvait fournir de FEC avec des écritures ne comportant pas de date de validation.

Moins d’indulgence pour l’année 2016

Après 2 ans d’application, cette mesure pose toujours des difficultés aux entreprises soumises à une vérification de comptabilité. En effet, la conservation du fichier sur trois années non prescrites pose toujours problème ainsi que la réglementation en matière de conformité des caisses enregistreuses des commerçants. Pour autant, l’administration ne compte plus faire preuve d’autant d’indulgence qu’elle n’a pu le faire sur les années 2014 et 2015 avec la version en vigueur de l’arrêté du 22 Mars 2016.

Si votre entreprise n’est pas en mesure de fournir ce fichier au vérificateur dès sa première intervention, l’entreprise s’expose à des sanctions financières lourdes. Ainsi, selon les modalités de l’article L 47 A du livre des procédures fiscales la sanction est passée à 5 000 € ou, en cas de rectification dépassant 5 000€, à une majoration de 10 % des droits mis à la charge du contribuable.

En cas de contrôle fiscal, la mise à jour des outils informatiques et de son logiciel de comptabilité est nécessaire afin d’être en mesure de fournir à l’administration « le Fichier des Ecritures Comptables ».  Il doit être transmis au début des opérations de contrôle, il est donc nécessaire d’anticiper sur sa création, afin de s’assurer de pouvoir extraire rapidement les données comptables requises par l’administration fiscale si besoin.

Afin d’aider les entreprises, la DGFiP met à disposition sur son site internet une application afin de générer un fichier test : « test Compta Demat ». Cet outil permet de vérifier le respect des normes, principalement de structure, exigées par le Livre des procédures fiscales.

 

Sources :